GDPR Charter

 

Fotocollectief @Retina² – Kuurne

In het kader van de huidige wetgeving stellen wij u ons GDPR Charter voor. Fotocollectief Retina wil daarmee tegemoetkomen en voldoen aan de in voege zijnde reglementering voor de bescherming van uw privacy.

Fotocollectief Retina, hierna ook de vereniging genoemd, is een feitelijke vereniging met als doel het beoefenen en promoten van fotografie, film en diverse vormen van beeldcultuur. Alle gegevens inzake bestuur en organisatie, contacten, alsook dit charter zijn terug te vinden op onze site met volgende link: https://retinakuurne.com/

1. Welke gegevens houden we bij en van wie?

Van al onze leden, maar ook op vraag van sympathisanten en geïnteresseerden, houden we namen, adres, telefoon en/of gsm nummers en mailadressen bij. Dit om ons toe te laten u degelijk en goed te kunnen informeren over onze activiteiten, acties, recente ontwikkelingen inzake materialen en/of softwarepakketten, tentoonstellingen, nieuwsberichten, wedstrijden, workshops, enz….(deze lijst is niet beperkend). Ingezonden beeld- en tekstmateriaal kunnen mogelijks ook onder “persoonsgebonden gegevens” vallen en onderhevig zijn aan sommige bepalingen die onderwerp zijn van dit charter.

Van onze leden en medewerkers kan eventueel ook het rijksregisternummer bijgehouden worden, voor zover dit om wettelijke of gegronde redenen opgevraagd wordt door bepaalde instanties, zoals bijv. wettelijke instanties, verzekeringen, voor het bekomen van subsidies, een overkoepelende federatie, enz. Rijksregisternummers worden evenwel gewist uit onze databank binnen de 3 maand na het beëindigen van een lidmaatschap.

2. Wie houdt wat bij en hoe?

De persoonsgebonden gegevens worden digitaal bijgehouden en beheerd door de secretaris en de voorzitter van de vereniging. De pc’s waarop deze gegevens worden opgeslagen worden regelmatig geüpdatet en zijn beveiligd met de nodige programma’s zoals bijv. een firewall, een up-to-date antivirus, Wifi beveiliging en/of andere bijkomende beschermingen (voor zover nodig en wenselijk).

De persoonsgegevens worden bijgehouden voor een periode van 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap. Deze periode kan stilzwijgend en zonder tegenbericht nog eens met 10 jaar verlengd worden, of tot nader order en op simpel verzoek van de betrokkene.

3. Toegankelijkheid en delen van gegevens.

De gegevens zijn alleen direct toegankelijk voor de beheerders van de gegevens, nl. de secretaris (contactpersoon algemeen en voor de GDPR), de voorzitter en 1 aangeduide lid van het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor het verzamelen en bijhouden van het beeld- en tekstmateriaal, alsook op vraag door de leden van het Dagelijks Bestuur en dit enkel binnen het kader van de reguliere werking van de vereniging.

De persoonsgegevens worden niet gedeeld voor commerciële doeleinden, noch met derden (behoudens de uitzonderingen hierna vermeld). Indien zich op dat vlak een opportuniteit zou voordoen dan zal een uitdrukkelijke toestemming aan de betrokkenen worden gevraagd.

Enkel voor wettelijke verplichtingen en binnen bepaalde samenwerkingsverbanden, zoals bij deelnames aan openbare en/of groepsactiviteiten, in samenwerking met een overheid, een overkoepelend orgaan, een andere film- of fotoclub of een andere vereniging, enz….kunnen er gegevens uitgewisseld worden en dit enkel voor zover strikt noodzakelijk en binnen het kader van de samenwerking/activiteit. Wel kunnen basisgegevens van onze leden en medewerkers, tekst- en beeldmateriaal gedeeld worden met de plaatselijke Heemkundige Kring en dit in het kader van het bijhouden van de geschiedenis eigen aan onze vereniging en haar betekenis binnen de plaatselijke gemeenschap.

Op een eenvoudig verzoek, hetzij mondeling of schriftelijk, kan elkeen ten alle tijde zijn eigen gegevens inzien, aanpassen, verbeteren of desgewenst laten schrappen (voor zover als mogelijk). Beeld- en tekstmateriaal kunnen enkel gewist worden uit wisbare dragers (dus niet uit bijv. drukwerk). Daarvoor dient contact opgenomen te worden met de secretaris van de vereniging die als contactpersoon in deze is aangesteld (zie gegevens op onze site).

4. Ingezonden beeldmateriaal.

Door het inzenden van beeld- of tekstmateriaal, onder welke vorm ook, bevestigd de inzender impliciet dat hij of zij de eigenaar/auteur is van het ingezonden materiaal. Indien dit niet het geval is dient u het materiaal te voorzien van een correcte en uitvoerige bronvermelding, de nodige duiding en van een schriftelijke toestemming voor een eventueel gebruik door de vereniging. Het beeld- of tekstmateriaal blijft de intellectuele eigendom van de desbetreffende auteur, die zonder meer ook verantwoordelijk is en blijft voor alle inhoudelijke aspecten van het aangeleverde materiaal.

Door het inzenden van het beeld- of tekstmateriaal verklaren de inzenders/auteurs zich ook impliciet akkoord dat de vereniging, binnen het kader van haar reguliere werking en zonder commerciële doeleinden, dit materiaal mag gebruiken en delen volgens de bepalingen omschreven in punt 3, en mag publiceren in haar eigen media zonder voorafgaande toestemming of enige vergoeding. Voor publicaties buiten de media eigen aan de vereniging of met een commercieel oogmerk zal telkens de expliciete toestemming aan de auteur worden gevraagd.

De vereniging en haar bestuur kan onder geen beding verantwoordelijk gesteld worden voor inbreuken door individuele leden en/of inzenders op de eigendomsrechten en de inhoud van het ingezonden beeld- of tekstmateriaal.

5. Niet in dit charter opgenomen gevallen.

Voor de eventuele gevallen die niet in dit charter zouden zijn opgenomen, vragen wij u om met onze secretaris contact op te nemen om in onderling overleg tot een overeenkomst te kunnen komen.

Kuurne – 1 juli 2018